Afdelingsverantwoordelijke Individu 1 VTE of te bespreken, vervangingscontract - Medewerker
Jobomschrijving:
IN-Gent is het stedelijk extern verzelfstandigd agentschap dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de kernopdrachten van het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid. IN-Gent vzw integreert de uitvoering van deze opdrachten maximaal binnen de context van de stad Gent. Stad Gent formuleert hiertoe bijkomende opdrachten voor IN-Gent vzw.
IN-Gent bundelt alle diensten voor integratie, inburgering, sociaal vertalen en tolken. De dienstverlening richt zich zowel op burgers, diensten als het beleid.
Om zijn doelstellingen te realiseren beschikt IN-Gent vzw over een bekwame en gemotiveerde personeelsequipe, wordt er samengewerkt met tal van diensten en organisaties en wordt nauw samengewerkt met Vlaanderen en Stad Gent.
Meer info vind je op www.in-gent.be.
Visie:
In Gent is iedereen gelijkwaardig en heeft iedereen gelijke kansen. Diversiteit en respect zijn vanzelfsprekend en worden als meerwaarde benut.
Missie:
- We ondersteunen en versterken de Gentenaren met een migratieachtergrond zodat zij vanuit hun identiteit en competenties een plaats in de Gentse samenleving kunnen verwerven en eraan kunnen participeren.
- We ondersteunen en versterken de Gentse diensten en organisaties om diversiteit tot een meerwaarde voor de stad en al haar inwoners te maken.
- We beïnvloeden de verschillende beleidsniveaus tot onze visie is bereikt. We reflecteren kritisch, signaleren opportuniteiten en knelpunten, formuleren standpunten.
- We organiseren (mee) acties die het samenleven in Gent positief beïnvloeden en/of de diversiteit in Gent positief in beeld brengen. We reageren op en bestrijden onverdraagzaamheid, racisme en discriminatie.
- IN-Gent belichaamt de waarden en principes die in de visie en missie vervat zitten en draagt deze uit.
- Functieomschrijving
Als Afdelingsverantwoordelijke ben je (eind)verantwoordelijk voor de uitbouw en kwaliteitsvolle uitvoering van jouw afdeling. Je bepaalt mee de visie en de strategie van het team, in samenspraak met het Management Team. Je stuurt en coördineert de Afdeling en zorgt voor het realiseren van de beleidslijnen om de autonome werking van de Afdeling te bevorderen. Je zorgt voor een efficiënte operationele werking van jouw Afdeling en voor tevreden medewerkers.
Je beschikt daartoe over een team van medewerkers. Je stuurt dit team aan met het oog op de realisatie van de kerntaken.
Je bent ook het eerste aanspreekpunt voor de werking van jouw afdeling en daarom verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van een netwerk en het bewerkstelligen van duurzame samenwerkingsverbanden. Waar opportuun zet je in op projectwerking.
De Afdelingsverantwoordelijke treedt op als:
- “opdrachtgever” die in dialoog met het team afspraken maakt over de te bereiken resultaten;
- “planner” die de resultaten in tijd vastlegt, de proces- en resultaatsindicatoren bepaalt en opvolgt;
- “kwaliteitsbewaker” die –ondersteund door een kwaliteitsmedewerker en/of de beleidsmedewerker – op basis van vakinhoudelijke deskundigheid het team ondersteunt;
- “efficiëntiebewaker” die bewaakt dat de middelen financieel op de beste manier worden ingezet.
Je treedt op als coach. Je begeleidt en ondersteunt medewerkers op een gelijkwaardige, spiegelende en waarderende manier, zodat ze zelf tot oplossingen en beslissingen komen. Zo help je medewerkers groeien in hun rol en vermijd je bottle-necks en nodeloze escalaties. Je werkt aan optimale context waarbinnen medewerkers optimaal kunnen werken.
Jouw takenpakket bestaat uit:
- Je staat in voor de uitbouw en het bewaken van een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening.
- Je staat in voor een vlotte dagelijkse werking binnen de Afdeling;
- Je bent eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en de optimalisering van de werking van de eigen Afdeling;
- Je waakt over de klantgerichtheid van de Afdeling;
- Je staat in voor de opmaak van een langetermijnplanning voor de Afdeling, met als doel de continuïteit te verzekeren en het aanbod maximaal af te stemmen op de noden van de doelgroep en de stakeholders;
- Je bent verantwoordelijk voor een doordachte en gedragen visie en aanpak van het team;
- Je bewaakt/ volgt de eigen werkingsmiddelen op.
- Je bepaalt mee het beleid en doelstellingen (meerjarenplan) van de Afdeling en zorgt voor de implementatie ervan.
- Je bepaalt mee de strategie, doelstellingen, resultaten en prioriteiten voor de gehele Afdeling;
- Je maakt een begroting op voor de Afdeling, bespreekt deze met de hiërarchisch verantwoordelijke en controleert de begroting, de werkingsmiddelen en beschikbare middelen tussentijds, met ondersteuning van de financiële dienst;
- Je stuurt de werking bij op basis van de financiële controle;
- Je verduidelijkt de verwachtingen van de diverse stakeholders, registreert, verzamelt, verwerkt en analyseert data in functie van rapportage en bijsturing van de eigen werking i.s.m. de datamanager;
- Je vertaalt noden naar beleidsvoorstellen (intern en extern) en doelstellingen en acties in het meerjarenplan;
- Je legt structurele en functionele verbanden met de andere Afdeling;
- Je verdedigt strategische belangen bij (externe) partners;
- Je neemt deel aan overkoepelende overleggroepen en bewaakt daarin de belangen van de Afdeling/organisatie;
- Je bent het aanspreekpunt voor kwaliteitsverbeteringsprojecten en (externe) kwaliteitsaudits en –inspectie: je treedt op als liaison met de opdrachtgever en verzorgt de planning van de audit of inspectie, je bewaakt de te onderzoeken prioritaire kwaliteitsdomeinen, de gehanteerde methodologie, de verwachte output en rapportering.
- Je stemt de kwaliteitsprocessen en systemen af op de te voeren kwaliteitsaudits.
- Je bevordert de professionele en persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers.
- Je legt i.s.m. HRM de rollen, opdrachten en taken vast binnen de Afdeling;
- Je staat in voor de werving en selectie van de eigen medewerkers;
- Je volgt de medewerkers op binnen het personeelsbeleid van IN-Gent vzw, i.s.m. de Dienst HRM;
- Je maakt (taak)afspraken met de medewerkers en volgt deze op;
- Je toetst de vragen voor het volgen van externe VTO-activiteiten aan het VTO-plan en aan het budget;
- Je motiveert en begeleidt de medewerkers via coachings- en evaluatiegesprekken, en volgt hun ontwikkeling op;
- Je zorgt voor een goede samenwerking en afstemming tussen de teamleden en afdelingsoverschrijdend;
- Je waakt over de correcte uitvoering van het arbeidsreglement, het huishoudelijk reglement, de deontologische code en relevante wetgeving (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming);
- Je waakt over de correcte toepassing van het privacybeleid binnen de Afdeling, sensibiliseert de medewerkers hiervoor, volgt hen op en stuurt bij waar nodig;
- Je ziet toe op een correcte verwerking van administratieve documenten, stavingstukken i.k.v. subsidies, allerhande officiële documenten,… binnen de reguliere setting van de Afdeling en binnen de projectwerking.
- Je bouwt (nieuwe) partnerschappen uit en onderhoudt ze, zowel intern als extern.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor lokale partners inzake activiteiten m.b.t. de eigen Afdeling;
- Je organiseert intern en extern overleg (teamoverleg; lokaal en bovenlokaal overleg) en zit deze voor;
- Je stelt expertise van het team ter beschikking, zowel intern als extern;
- Je initieert team- en afdelingsoverschrijdend werken;
- Je zet een netwerk van samenwerkingsverbanden op;
- Je staat mee in voor de rapportage over de uitvoering van de kerntaken en neemt een signaalfunctie op m.b.t. knelpunten;
- Je werkt mee voorstellen of projecten uit om deze knelpunten weg te werken of gedetecteerde behoeften in te vullen;
- Je neemt deel aan extern overleg op lokaal en Vlaams niveau m.b.t. de kernopdrachten;
- Je participeert in lokale en regionale overlegorganen en stemt onderling de visie af (bv. standpunten bij samenwerkingsinitiatieven, overleg i.v.m. beleid en subsidies bij de overheid)
- Je duidt en motiveert het gevoerde beleid, zowel intern als extern;
- Je promoot de eigen organisatie en lobbyt voor middelen (bv. op zoek gaan naar extra budget).
Lees meer
